Kassesystem for Shopify: dette må norske butikker ha på plass

Shopify POS er, så vidt vi vet, ikke produkterklært etter kassasystemlova. Butikker med over 50 000 kroner i årlig kontantsalg eks. mva. kan derfor ikke bruke den som eneste kasse. Kort, Vipps og kontanter i butikk regnes alle som kontantsalg. Den trygge løsningen er et produkterklært norsk kassasystem koblet til Shopify for varer, lager og kunder.

Skal du ha kasse til Shopify, handler det første spørsmålet ikke om funksjoner. Det handler om hva loven krever. Norske regler for kassesystemer er strengere enn i de fleste land, og Shopify sin egen kasseapp er laget for et globalt marked. Denne artikkelen er for deg som har en Shopify-butikk og vil åpne fysisk butikk, eller som har butikk og vil samle alt i Shopify. Her går vi gjennom hva som er lovlig, hva som fungerer i praksis og hva det koster. Er du helt i startfasen, bør du først lese vår oversikt over Shopify i Norge.

Kan du bruke Shopify POS som kassesystem i Norge?

Ikke som eneste kasse, hvis du må ha et produkterklært kassesystem. Så vidt vi vet har Shopify ikke levert produkterklæring for kasseappen sin i Norge. Den kan dermed ikke brukes til å registrere kontantsalg i en butikk som er over omsetningsgrensen.

Kravet kommer fra kassasystemlova med tilhørende forskrift. Loven retter seg først mot leverandørene: De må erklære at systemet oppfyller kravene før de tilbyr det. Sticos forklarer at erklæringen leveres til skattekontoret i Altinn før systemet tilbys for salg, utleie eller utlån. Den skal oppdateres når systemet får vesentlig ny hovedfunksjonalitet. Samtidig har Skatteetaten slått fast at alle bokføringspliktige skal bruke kassesystem med produkterklæring etter 1. januar 2019. Ansvaret ligger altså også hos deg som butikkeier.

Folk misforstår ofte ordet «godkjent». Skatteetaten godkjenner ikke kassesystemer. De publiserer en liste over systemer som er produkterklært, og listen oppdateres fortløpende. Sier en leverandør at systemet er «godkjent av Skatteetaten», bør du be om navn og versjonsnummer. Deretter sjekker du selv at akkurat den versjonen står på listen. Vil du vite mer om selve appen, har vi skrevet om kasseløsninger i Shopify.

Hvem må ha produkterklært kassesystem?

Du må ha det hvis du er bokføringspliktig, selger fra et fast utsalgssted og har mer enn 50 000 kroner eks. mva. i kontantsalg i løpet av et regnskapsår. Ifølge Skatteetatens prinsipputtalelse tilsvarer det 62 500 kroner inkl. mva. Dette er samme grense som gjelder for registrering i Merverdiavgiftsregisteret.

Mange går i fellen med å tro at de ikke har kontantsalg fordi ingen betaler med sedler. I lovens forstand er kontantsalg ethvert salg der kunden betaler når varen leveres. Det gjelder kontanter, bankkort og mobilbetaling. Tar du bare kort og Vipps i butikken, har du likevel kontantsalg. Det er dette salget som telles mot grensen på 50 000 kroner, ikke nettomsetningen din. Du finner hele gjennomgangen av krav til kassesystem i en egen artikkel.

Trenger du produkterklært kasse? Typiske Shopify-situasjoner

• Situasjon | Kontantsalg i butikk? | Produkterklært kasse?
• Kun nettbutikk, kunden betaler i kassen på nett | Nei, betalingen skjer på avstand | Nei
• Klikk og hent, betalt på nett på forhånd | Nei, bare utlevering i butikken | Nei, men utleveringen bør loggføres
• Klikk og hent, betalt ved henting | Ja | Ja, over 50 000 kr eks. mva. i året
• Fast butikk med kort og Vipps | Ja | Ja, over 50 000 kr eks. mva. i året
• Pop-up og markeder av og til | Ja, men andre regler kan gjelde | Sjekk reglene for ambulerende og sporadisk salg

Raden om klikk og hent er den som oftest skaper trøbbel. Lar du kunden velge «betal ved henting» i Shopify, har du kontantsalg i butikken. Da må betalingen registreres i en produkterklært kasse, ikke bare markeres som betalt i Shopify-panelet.

Hvilke løsninger finnes for kasse og Shopify?

I praksis har du tre muligheter. Du kan bruke Shopify POS alene, koble en produkterklært norsk kasse til Shopify, eller kjøre to separate systemer. For de fleste butikker over omsetningsgrensen er det bare alternativ to som er både lovlig og enkelt å drifte.

Tre måter å kombinere kasse og Shopify på

• Løsning | Følger norske kasseregler | Felles lager og kunder | Passer for
• Shopify POS alene | Ikke produkterklært, så vidt vi vet | Ja, innebygd | Salg under 50 000 kr eks. mva., og sporadisk salg etter egne regler
• Norsk produkterklært kasse integrert med Shopify | Ja, hvis versjonen står på Skatteetatens liste | Ja, via integrasjon | De fleste butikker med nettbutikk
• Separat kasse uten integrasjon | Ja | Nei, alt må gjøres manuelt | Svært få varer eller liten overlapp mellom nett og butikk

Hva integrasjonen faktisk må dekke

Leverandører skriver gjerne «integrasjon mot Shopify» i produktarket. Det sier lite om hva som faktisk flyttes mellom systemene. Be om svar på disse punktene skriftlig: Går lagersaldoen begge veier, og hvor ofte? Følger varianter og strekkoder med? Kan du returnere en nettordre i butikken? Kan gavekort brukes i begge kanaler? Blir kundeprofilen felles? Hvis lagersaldoen bare oppdateres hver time, vil du selge varer du ikke har på Black Friday. Mer om dette står i artikkelen om lagerstyring.

Hva kassen selv må kunne

Kassen må blant annet ha en elektronisk journal, gi X- og Z-rapporter og kunne eksportere til SAF-T Kasse når Skatteetaten ber om det. Revisjon og regnskap peker på et poeng mange overser: Den elektroniske journalen skal oppbevares i hele oppbevaringstiden. Det holder ikke å ha dataene i SAF-T-format. Spør derfor leverandøren hvor journalen lagres, og hva som skjer med den hvis du sier opp avtalen. Vil du sammenligne kassesystemer generelt, finner du det i oversikten over kassesystemer for små bedrifter.

Hva koster kassesystem sammen med Shopify?

Du betaler for fem ting: Shopify-abonnementet, eventuelt POS Pro eller en ekstern kasselisens, integrasjonen, maskinvare og betalingsterminal, og transaksjonsgebyrer. Ifølge Shopify selv koster POS Pro 89 dollar i måneden per butikk på toppen av grunnabonnementet. To butikker gir altså 178 dollar i måneden bare for kassen.

Shopify Plus fungerer annerledes. Shopify sitt hjelpesenter bekrefter at de første 20 POS Pro-butikkene er inkludert i alle Plus-abonnementer. Har du mange butikker, kan det derfor lønne seg å regne på Shopify Plus. Norske kasseleverandører har som regel en pris per kasse eller per butikk, og i tillegg en pris for integrasjonen. Prisene varierer mye og er sjelden oppgitt åpent, så be om et fullt tilbud med alle kostnadene. Oversikten over hva Shopify koster viser grunnabonnementene.

Kostnader du bør ha med i budsjettet

• Kostnad | Hvordan den betales | Hva du bør sjekke
• Shopify-abonnement | Per måned eller per år | Hvilket abonnement gir billigst transaksjonsgebyr ved ditt volum
• Kasselisens (POS Pro eller ekstern) | Per butikk eller per kasse, månedlig | Om ekstra kasser i samme butikk koster mer
• Integrasjon med Shopify | Månedlig eller engangsbeløp | Om lager, gavekort og retur er med, eller koster ekstra
• Betalingsterminal | Kjøp eller leie, pluss gebyr per transaksjon | Bindingstid og om Vipps er støttet
• Maskinvare | Engangskjøp | Kvitteringsskriver, skuff og skanner som leverandøren støtter

Det vi oftest ser, er at transaksjonsgebyrene over tid blir den største kostnaden, ikke lisensen. Sammenlign derfor gebyrene på terminalen med det du betaler på nett i Shopify Payments. Bruker du Vipps i butikken, bør du lese om Vipps i kassen. Vipps MobilePay sitt ePayment-API er den gjeldende løsningen. Det eldre eCom-API-et er avviklet, så sjekk at både nettbutikken og kassen bruker ePayment.

Slik velger og kobler du kassesystem til Shopify

Du sparer mest på å bestemme dataflyten før du velger leverandør. Rekkefølgen under er den vi bruker med typiske kunder.

• 1. Regn ut hvor mye du selger i butikken med kort, Vipps og kontanter. Er det over 50 000 kroner eks. mva. i året, eller vil det bli det, trenger du produkterklært kasse.
• 2. Bestem hvilket system som skal eie varer, priser og lager. Vårt råd er Shopify, med mindre du har mange varer som bare selges i butikken.
• 3. Rydd i Shopify først. Alle varianter trenger et unikt varenummer og en strekkode, og hver butikk må ligge inne som egen lagerlokasjon. Integrasjoner stopper på duplikater.
• 4. Lag en kortliste over kassesystemer og sjekk navn og versjon mot Skatteetatens liste over produkterklærte systemer.
• 5. Be om skriftlig svar på hva integrasjonen gjør med lager, retur, gavekort og kundeprofiler, og hvor ofte data synkroniseres.
• 6. Test med noen få varer i en testbutikk eller utenom åpningstid. Prøv et kjøp, en retur, et gavekort og en klikk og hent-ordre.
• 7. Avtal med regnskapsføreren hvordan Z-rapporten og salget fra Shopify skal inn i regnskapet, så du ikke bokfører det samme salget to ganger.
• 8. Start opp utenfor høysesongen. Unngå november og desember hvis du kan.

Hvilke feil gjør butikker oftest?

De dyreste feilene handler om at salget blir registrert dobbelt eller ikke registrert i det hele tatt, ikke om funksjoner. Dette er det vi oftest må rydde opp i:

• Salg i butikken legges manuelt inn i Shopify som ordre, i tillegg til i kassen. Da blir omsetningen dobbelt i rapportene, og regnskapet må rettes.
• Kunder får velge «betal ved henting» i Shopify uten at betalingen går gjennom den produkterklærte kassen.
• Butikken tror kort og Vipps ikke er kontantsalg og driver lenge over grensen uten produkterklært kasse. Da kan Skatteetaten ved kontroll fastsette omsetningen ved skjønn og gi overtredelsesgebyr etter skatteforvaltningsloven.
• Gavekort solgt på nett kan ikke brukes i butikken, eller motsatt. Kundene blir sure, og det blir krøll i regnskapet.
• Butikken sier opp kasseavtalen uten å sikre seg den elektroniske journalen, som skal oppbevares i hele oppbevaringstiden.

En gevinst mange glemmer, er felles kundedata. Når kjøp i butikken knyttes til samme kundeprofil som kjøp på nett, kan du bruke dataene til bedre målgrupper i annonsering. Dette henger tett sammen med markedsføring av nettbutikken.

Nettbutikker i Box sin portefølje henter i snitt 25–45 % av omsetningen fra Meta-annonser, med ROAS på 3–6 i retargeting-lag.

Når en integrert Shopify-kasse ikke er riktig valg

Den passer dårlig hvis butikken og nettbutikken i praksis er to forskjellige virksomheter, eller hvis du driver servering. Kafeer og restauranter trenger ting som bordstyring, bongskriver og tips, og det dekker bransjekasser mye bedre.

Vi fraråder også store integrasjonsprosjekter hvis butikken har et fåtall varer, eller hvis kontantsalget ligger godt under 50 000 kroner og forventes å bli der. Da kan Shopify POS Lite, som følger med de betalte abonnementene, være nok. Du må likevel dokumentere salget etter reglene for lavt kontantsalg, som Skatteetaten beskriver. Driver du med B2B og fakturerer med forfall, er det ikke kontantsalg i det hele tatt. Da er en egen b2b nettbutikk ofte mer relevant enn en kasse. Vurderer du i stedet å bytte hele plattformen, les om å flytte nettbutikken før du binder deg til en kasseavtale.

Vil du ha hjelp med å velge kasse, rydde varekatalogen i Shopify eller teste integrasjonen før du åpner, kan du se hvordan vi jobber med nettbutikk.