Lagerstyring i nettbutikk: steg for steg, med fallgruvene vi ser oftest

God lagerstyring betyr at lagertallet i nettbutikken stemmer med det som faktisk står på hylla, at du bestiller nye varer før du går tom, og at du teller lageret ved årsslutt slik bokføringsforskriften krever. Start med ett unikt varenummer per variant og ett system som styrer lagertallene. Deretter bestemmer du hva som skal skje når en vare er utsolgt, og regner ut et bestillingspunkt for hver vare.

Lagerstyring handler om å ha riktig vare i riktig antall på riktig sted, og om at tallet nettbutikken viser, stemmer med det som faktisk står på hylla. Hos små og mellomstore nettbutikker er det sjelden selve systemet som svikter. Problemet ligger i innstillingene og rutinene rundt: feil lagersted, kassen i den fysiske butikken som selger varer som ikke finnes, og et bestillingspunkt ingen har regnet på. Her får du framgangsmåten, regnestykkene og reglene for varetelling, og vi viser hvor det oftest går galt.

Hva må lagerstyringen i en nettbutikk løse?

Den må løse fire ting: riktig lagertall i alle salgskanaler til enhver tid, påfyll før varen går tom, så lite bundet kapital som mulig og en varetelling du kan dokumentere overfor regnskapsføreren. Hvis én av disse mangler, merker du det enten som misfornøyde kunder eller som penger som står fast på lageret.

Det første punktet er det vanskeligste når du selger flere steder samtidig, for eksempel i nettbutikken, i en fysisk butikk og på en markedsplass. Da må ett system bestemme hva som er riktig lagertall, og de andre må hente tallene derfra. Hvilket system det bør være, avhenger av hvilken nettbutikkløsning du står på. Både Shopify og WooCommerce har lagerstyring innebygd, men de oppfører seg ulikt når en vare er utsolgt.

Hvordan setter du opp lagerstyring steg for steg?

Gjør det i denne rekkefølgen: først varenumrene, så bestemmer du hvilket system som styrer lagertallene, deretter legger du inn startlager, innstillinger og rutiner. Hvis du snur rekkefølgen, blir tallene gale fra første dag.

• Steg 1 – Rydd i varenumrene. Gi hver variant (størrelse, farge) sitt eget unike varenummer (SKU). To varianter med samme nummer er den vanligste grunnen til at synkroniseringen mellom systemer går galt.
• Steg 2 – Bestem hvor lagertallene styres fra. Velg ett system, enten nettbutikken, kassesystemet eller et økonomisystem (ERP), og la de andre hente tallene derfra. Hvis to systemer kan endre lagertallet, får du før eller siden avvik.
• Steg 3 – Tell opp og legg inn startlager for hvert lagersted. Tell når det ikke er salg, for eksempel en kveld eller en søndag, slik at tallet ikke endrer seg mens du teller.
• Steg 4 – Slå på lagersporing og bestem hva som skal skje ved null: stopp salget, ta imot restordre eller forhåndssalg.
• Steg 5 – Sett varselgrenser for hver vare ut fra bestillingspunktet (se neste seksjon). Bruk ikke én felles grense for hele sortimentet.
• Steg 6 – Lag faste rutiner for varemottak, returer og svinn. Hver manuelle endring skal ha en årsak, som skade, tyveri eller feiltelling.
• Steg 7 – Ta stikkprøver av de viktigste varene hver uke eller måned, og gjør en full telling ved årsslutt.

Hvordan regner du ut bestillingspunkt og sikkerhetslager?

Bestillingspunktet er antallet du har igjen når du bør bestille nye varer: gjennomsnittlig salg per dag × leveringstid i dager + sikkerhetslager. Sikkerhetslageret dekker det du ikke kan forutse, altså at salget topper seg eller at leverandøren bruker lengre tid enn vanlig.

En enkel og ganske forsiktig metode for sikkerhetslager er: (høyeste salg per dag × lengste leveringstid) − (snittsalg per dag × vanlig leveringstid). Tabellen viser et regneeksempel med tenkte tall. Bytt dem ut med tall fra din egen salgshistorikk.

Pass på at leveringstiden regnes fra du bestiller til varen er registrert og kan selges, ikke fra leverandøren sender den. Det vi ser oftest, er at bedrifter regner med leverandørens oppgitte tid og glemmer mottak, kontroll og registrering. Det kan fort utgjøre flere dager.

Bruk ABC-analyse for å prioritere

Del sortimentet i tre grupper: A-varer, som er de få varene som står for mesteparten av omsetningen, B-varer i midten og C-varer i halen. A-varene skal ha regnede bestillingspunkt, egne varsler og hyppige stikkprøver. C-varene kan du bestille sjeldnere og i mindre partier. Det er her du frigjør kapital. Vi anbefaler at du tar analysen på nytt før hver sesong, fordi varene bytter gruppe oftere enn mange tror.

Hvilke innstillinger i Shopify og WooCommerce bør du endre?

I Shopify er det viktigst å sjekke lagersporing per variant, hva som skjer ved null og hvilke lagersteder som leverer nettordrer. I WooCommerce er det reservasjonstiden for ubetalte ordrer, varselgrensene og om utsolgte varer skal skjules.

Shopify

Lagersporing må slås på for hver vare eller variant. Når den er på, kan du ifølge Shopifys hjelpesider om lagersporing se lagerhistorikken for varen i opptil 180 dager. Som standard kan kundene ikke kjøpe en vare som står på null. Salg under null krever at du slår på «Continue selling when out of stock», og det valget finnes bare når lagersporing er aktivert.

Her kommer to fallgruver som få kjenner til. Den første: Ifølge Shopifys egen dokumentasjon om salg av utsolgte varer gjelder ikke innstillingen for Shopify POS. Ansatte i butikken kan selge selv om lagertallet er null eller lavere, og får bare en advarsel. Hvis du bruker Shopify POS i en fysisk butikk, må de ansatte derfor lære å ta slike advarsler på alvor. Den andre: Hvis et lagersted som leverer nettordrer står på null, vises varen som utsolgt på nett, selv om du har varer på et annet lagersted som ikke leverer nettordrer.

Den siste regelen kan du bruke til din fordel. Legg en buffer, for eksempel reserverte varer til bedriftskunder eller utstillingsvarer, på et eget lagersted som ikke leverer nettordrer. Da selger ikke nettbutikken av bufferen.

WooCommerce

Innstillingene finner du under WooCommerce → Innstillinger → Produkter → Lager. Ifølge WooCommerce sin dokumentasjon holder «Hold stock (minutes)» av varer i ubetalte ordrer. Når tiden er ute, kanselleres ordren og varene går tilbake på lager. Hvis du setter tiden kortere enn det tar å fullføre betalingen, for eksempel med faktura eller delbetaling, risikerer du at betalte ordrer allerede er kansellert. Sjekk hvor lang tid betalingsløsningen trenger før du justerer tiden. Mer om oppsettet står i vår gjennomgang av nettbutikk med WooCommerce.

Grensen for utsolgt («Out of stock threshold») bestemmer ved hvilket antall varen blir merket som utsolgt. Hvis du selger i flere kanaler, kan du sette den til 1 eller 2 i stedet for 0. Da får du en buffer mot oversalg mens synkroniseringen tar igjen. Du mister noen få salg, men slipper å kansellere ordrer som allerede er betalt.

Vi fraråder å skjule utsolgte varer automatisk hvis de kommer tilbake på lager. Da forsvinner produktsidene fra katalogen, og du mister trafikken du har bygget opp. Vis heller varen som midlertidig utsolgt og tilby et varsel når den er tilbake. Vi har skrevet mer om dette i artikkelen om søkemotoroptimalisering for nettbutikk.

Hvordan planlegger du lageret før høysesongen?

Regn baklengs fra kampanjestart: dato for kampanjestart − leveringstid − tid til mottak og registrering = siste dag for bestilling. Når leveringstiden er flere uker, er fristen ofte allerede i september eller tidlig i oktober.

I ukene rundt Black Friday stiger CPC i Box sine netthandelskontoer med 35–65 % – kampanjer bør derfor bygges opp fra oktober.

Det betyr at hvert klikk koster mest akkurat når du har minst råd til å være utsolgt. Å betale for trafikk til en vare som er borte, er den dyreste feilen i høysesongen. Planlegg derfor innkjøp og markedsføringen av nettbutikken i samme kalender. Stopp eller flytt annonser automatisk når A-varer når bestillingspunktet.

Hva krever bokføringsforskriften av varetellingen?

Varelageret skal telles ved slutten av regnskapsåret. For hver vare skal du dokumentere hva det er, antall med måleenhet og verdi, og du må ha en kolonne som summerer verdiene. Det går fram av bokføringsforskriftens regler om dokumentasjon av balansen på Lovdata. Dokumentasjonen skal også vise hvordan verdiene er regnet ut.

Det er ett unntak som gjør hverdagen lettere. Fører du et betryggende lagerregnskap, kan du telle i løpet av året i stedet for på nyttårsaften. Da må du kunne dokumentere varene som har kommet inn og gått ut fra tellingen til årsslutt. Rutinene fra steg 6, med årsak på alle manuelle endringer, er derfor ikke bare god praksis. De er grunnlaget for dette unntaket.

Husk at Shopify bare viser lagerhistorikk for de siste 180 dagene. Ta ut en eksport av tellingen og lagerbevegelsene den dagen du teller, og lever den til regnskapsføreren. Ikke regn med at historikken i nettbutikken fortsatt er der når årsoppgjøret skal lages.

Hva koster lagerstyring?

Den innebygde lagerstyringen i Shopify og WooCommerce følger med plattformen. Utgiftene kommer først når du trenger varsler, innkjøpsordrer, flere kanaler eller en kobling til økonomisystemet. Prisene på apper og systemer endres ofte, så sjekk leverandørens prisside før du bestemmer deg.

Budsjetter også for de skjulte utgiftene: penger som står fast i varer som ikke selger, kansellerte ordrer etter oversalg og timene som går med til å rette opp avvik manuelt. Når du vurderer hvilke shopify apper som er verdt pengene, er det nyttigste spørsmålet hvor mange timer i måneden appen sparer deg for.

Hvilke fallgruver ser vi oftest?

De fleste lagerproblemer skyldes rutiner og innstillinger, ikke manglende programvare. Dette er de vi møter oftest når vi går gjennom nettbutikker:

• Flere systemer kan endre lagertallet. Nettbutikk og kasse oppdaterer hverandre begge veier uten at ett av dem bestemmer, og tallene sklir ut i løpet av noen uker.
• Salg på null står på for alle varer. «Selg når utsolgt» ble slått på for forhåndssalg av én vare og aldri slått av igjen, og du ender med kansellerte ordrer.
• Returer legges automatisk tilbake på lager. Skadde varer blir solgt på nytt. La returer gå gjennom kontroll før de kommer tilbake i salg.
• Feil lagersted leverer nettordrer. Varene står på et lagersted som ikke er satt opp til å levere nettordrer, og nettbutikken viser «utsolgt».
• Samme varselgrense for alle varer. En grense på 5 stk er altfor lav for en bestselger og altfor høy for en nisjevare.
• Tellingen gjøres mens det er salg. Ordrer som kommer inn mens du teller, gjør at tellingen ikke kan brukes som dokumentasjon.

Mange av disse feilene kommer tydelig fram når du bytter plattform. Tar du ikke med varenumre og lagersteder riktig, må du begynne på nytt. Planlegger du en migrering av nettbutikken, bør lagerdataene få et eget punkt i testplanen.

Når er et eget lagersystem ikke riktig for deg?

Et eget lagersystem gir sjelden gevinst hvis du selger i én kanal, har et oversiktlig sortiment og pakker ordrene selv. Da er den innebygde lagerstyringen i Shopify eller WooCommerce med gode rutiner nok, og et ekstra system blir bare én integrasjon til som kan svikte.

Det samme gjelder hvis du driver med dropshipping eller produserer på bestilling. Da er det leverandørens lagertall som betyr noe, og det du trenger er en pålitelig synkronisering fra leverandøren, ikke et lagersystem. Vi ville først vurdert et eget system når du har flere lagre, selger til bedrifter med egne avtaler eller har vokst så mye at manuelle rettinger tar timer hver uke. Det er gjerne det tidspunktet vi beskriver i artikkelen om å skalere nettbutikken. Selger du også i fysisk butikk, bør du velge kassesystem ut fra hvor godt det kobles mot lageret, ikke bare ut fra pris. Se også hvordan Box jobber med nettbutikk.