Webinar for bedrifter: Slik planlegger og markedsfører du det

Et webinar er et seminar som sendes direkte på nett til et påmeldt publikum. Publikum deltar via chat, spørsmål og avstemninger. For en SMB fungerer det best for å skaffe gode henvendelser i B2B og ved kompliserte kjøp. Du kan starte gratis, men du må regne med et betalt verktøy, promotering og tid til oppfølging.

Hva er et webinar?

Et webinar er et seminar som sendes direkte på nett til folk som har meldt seg på. Det som skiller det fra et vanlig videomøte, er rollene: Foredragsholderne har kamera og mikrofon på. Deltakerne følger med og bidrar via chat, spørsmål og svar og avstemninger.

Ordet er satt sammen av «web» og «seminar». Det finnes tre vanlige varianter: direktesendt, hybrid (fysisk publikum og strømming samtidig) og forhåndsinnspilt som sendes på et fast tidspunkt. Det siste fungerer godt hvis du har en moderator i chatten mens det spilles av. Vi fraråder likevel å gi inntrykk av at et opptak er direkte. Folk merker det, og det svekker tilliten du prøver å bygge.

For en SMB lønner webinar seg når kunden må forstå noe før hen kjøper. Det kan være et regnskapsbyrå som forklarer nye regler, en programvareleverandør som viser løsningen sin, eller en industribedrift som lærer opp innkjøpere. Det er derfor webinar er et kjerneverktøy i markedsføring mot bedriftskunder. Én time med en engasjert beslutningstaker er verdt mer enn tusen klikk.

Hvilken webinarplattform passer for deg?

Har du allerede Microsoft 365, kan du starte med Teams. Trenger du flere enn 300 deltakere eller mer avansert produksjon, bør du se på Zoom Webinars eller et eget webinarverktøy. Det viktigste er å sjekke kapasitetsgrensen før du begynner å markedsføre, ikke etter.

Ifølge Microsofts oversikt over grenser i Teams har Business Basic, Business Standard, Business Premium og Teams Essentials en grense på 300 deltakere i møter og webinarer. Med Teams Premium eller E3/E5 kan du ha 1 000 interaktive deltakere, og flere kan i tillegg følge med i en ren visningsmodus. Eksterne deltakere trenger ikke Microsoft-konto. De melder seg på med en vanlig e-postadresse.

Hos Zoom er webinar et tillegg du må kjøpe i tillegg til en betalt møtelisens. På Zoom sin prisside går det fram at Webinars krever Workplace Pro, og at prisen øker med antall deltakere. Prisene oppgis i dollar. Hva du faktisk betaler i kroner, avhenger av valutakursen og om du betaler månedlig eller årlig.

Merverdiavgift ved kjøp av webinarverktøy fra utlandet

Kjøper du Zoom eller et annet utenlandsk verktøy som mva-registrert bedrift, er det du som skal beregne merverdiavgiften. Det kalles snudd avregning, og følger av merverdiavgiftsloven § 3-30 for fjernleverbare tjenester. Legg inn organisasjonsnummeret i fakturaprofilen hos leverandøren, slik at de ikke legger norsk mva på fakturaen i tillegg. Avklar bokføringen med regnskapsføreren din.

Kan du holde et webinar gratis?

Ja, men gratisverktøyene har begrensninger som merkes. Gratisversjonen av Zoom tar opptil 100 deltakere og avslutter gruppemøter etter 40 minutter. YouTube Live er gratis og har nesten ubegrenset kapasitet, men du får ikke vite hvem som så på.

Det beste gratisalternativet for de fleste SMB-er er Teams, fordi det følger med Microsoft 365 som mange allerede betaler for. Med Teams får du påmeldingsskjema, webinarmodus der deltakerne er dempet, og en liste over hvem som deltok. Google Meet har også en gratisversjon, men den har tidsbegrensning på gruppesamtaler. De mer avanserte sendefunksjonene krever et betalt Workspace-abonnement.

Mange som søker etter gratis webinar, vil heller delta på ett enn å arrangere. For bedriften som arrangerer, er det poenget: De fleste B2B-webinarer er gratis for deltakerne, og betalingen er kontaktinformasjonen og oppmerksomheten deres. Da må innholdet være så nyttig at folk faktisk dukker opp.

Slik planlegger du et webinar steg for steg

Start med hva som skal skje etter webinaret, og planlegg bakover derfra. Det vi ser oftest, er at bedrifter bruker uker på lysbilder og en halvtime på påmeldingssiden og oppfølgingen. Det er der resultatene avgjøres.

• Velg ett konkret problem for én målgruppe. «Slik leverer du mva-meldingen uten tilleggsavgift» får flere påmeldte enn «Nyheter innen regnskap».
• Bestem neste steg for deltakerne før du lager innhold: et rådgivningsmøte, en prøveperiode eller et tilbud med frist. Alt innholdet skal lede dit.
• Velg plattform ut fra hvor mange du venter, og sjekk grensen for interaktive deltakere i abonnementet ditt.
• Sett datoen minst tre uker fram. Kortere enn det gir for lite tid til å promotere.
• Lag en påmeldingsside med få felt: navn, e-post og eventuelt bedrift. Samtykke til nyhetsbrev skal være en egen boks som ikke er krysset av på forhånd. Bruk prinsippene fra arbeid med konverteringsraten: én overskrift, ett løfte, én knapp.
• Registrer påmelding som en hendelse i ga4, slik at du ser hvilke kanaler som gir påmeldte og ikke bare klikk.
• Ha en prøvekjøring med alle foredragsholderne, med det samme utstyret og den samme nettforbindelsen som på selve dagen. Sett av en egen person til å følge chatten.
• Send opptak og neste steg samme dag eller dagen etter, mens deltakerne fortsatt husker innholdet.

Et format som fungerer godt for SMB-er, er 45 minutter: rundt 30 minutter innhold og 15 minutter spørsmål. Spørsmålsrunden er ofte den delen deltakerne setter mest pris på, og den gir deg innsikt i hva kundene faktisk lurer på.

Hvordan får du folk til å melde seg på?

Bruk dine egne kanaler først: e-postlisten (for de som har samtykket), eksisterende kunder og de ansattes LinkedIn-profiler. Betalt annonsering bør komme etterpå, og da helst rettet mot folk som allerede kjenner deg.

En invitasjon i nyhetsbrevet er ofte den kanalen som gir flest påmeldte per krone. Se hvordan du bygger listen i guiden vår om e-postmarkedsføring. Publiser deretter innlegg fra foredragsholdernes egne profiler. Personer når som regel lenger enn bedriftssider, noe som bør være en del av strategien for sosiale medier uansett.

Med betalt annonsering fungerer skjemaannonser i Meta godt, fordi folk kan melde seg på uten å forlate appen. Vi bygger alle Meta-kampanjer i tre lag: kjennskap, vurdering og gjenmarkedsføring. Kontoer med bare ett lag gir jevnt over dyrere konverteringer. Les mer om oppsettet i guiden om Facebook-markedsføring.

For Meta-annonsering hos lokale tjenestebedrifter ser Box typisk kostnad per henvendelse på 150–350 kr når skjema-annonser kombineres med retargeting.

Én ting har endret seg: Etter lovendringene i 2025 fører Datatilsynet og Nkom sammen tilsyn med reglene for informasjonskapsler. De har laget en egen veiledning om cookies og samtykke. Sporingspiksler fra Meta og andre på påmeldingssiden krever samtykke. Takker en besøkende nei, havner hen ikke i målgruppen for gjenmarkedsføring. Planlegg derfor budsjettet ut fra at gjenmarkedsføringen blir mindre enn verktøyet viser.

Hvilke regler gjelder for påmelding, oppfølging og opptak?

Tre regelsett er viktigst: markedsføringsloven § 15 for e-post etter webinaret, personopplysningsloven og GDPR for påmeldingsdata og opptak, og reglene for universell utforming hvis du publiserer opptaket. De fleste feilene skjer i oppfølgingen, ikke under selve sendingen.

Påmelding er ikke samtykke til markedsføring

Forbrukertilsynets veileder om markedsføring på e-post og SMS slår fast at § 15 forbyr elektronisk markedsføring til fysiske personer som ikke har samtykket på forhånd. Det gjelder også personlige jobbadresser som ola@firma.no, ikke bare privatpersoner. Ifølge veilederen er også e-poster som blander nyttig informasjon og markedsføring omfattet.

Samtykket kan heller ikke gjemmes i vilkårene. I veilederen om konkurranser i markedsføring skriver Forbrukertilsynet at samtykket må være frivillig, uttrykkelig og informert. En setning i vilkårene om at deltakeren godtar markedsføring er ikke nok. Det samme gjelder for påmeldingsskjemaet til et webinar.

Opptak, deltakerdata og databehandleravtale

• Skriv i invitasjonen og si ved start at webinaret tas opp, hva opptaket skal brukes til og hvor lenge det lagres.
• Bruk webinarmodus, slik at deltakerne ikke har kamera og mikrofon på. Da inneholder opptaket i hovedsak foredragsholderne.
• Spørsmål i chatten kan vises med fullt navn i opptaket. Les dem opp uten navn, eller klipp dem bort før du publiserer.
• Få skriftlig samtykke fra eksterne foredragsholdere til at opptaket kan publiseres og brukes i annonser.
• Sjekk at du har databehandleravtale med plattformen, og at personvernerklæringen nevner webinarpåmelding.

Universell utforming av opptaket

Når du legger opptaket ut på nettstedet, er det forhåndsinnspilt video som omfattes av kravene til universell utforming. Det innebærer blant annet teksting. Automatisk teksting fra Teams, Zoom eller YouTube er et godt utgangspunkt, men les gjennom den. Fagord og navn blir ofte feil.

Hva koster et webinar?

Verktøyet kan være gratis eller koste noen hundre dollar i måneden. Det som koster mest, er som regel tiden du bruker på å forberede og følge opp, og annonsene som skal fylle webinaret.

• Verktøy: Teams følger med Microsoft 365. Zoom Webinars koster fra 66,67 USD/mnd for 300 deltakere og 83,33 USD/mnd for 500 deltakere ved årlig betaling, i tillegg til Workplace Pro ifølge Zoom.
• Utstyr: En god USB-mikrofon og et frontlys betyr mer enn et dyrt kamera. Folk tilgir dårlig bilde, men ikke dårlig lyd.
• Promotering: E-post og egne kanaler koster bare tid. Med betalt annonsering bør du sette av budsjett til både kjennskap og gjenmarkedsføring.
• Tid: innhold, prøvekjøring, selve sendingen, redigering av opptaket og personlig oppfølging av de beste henvendelsene.
• Teksting og redigering: gjør det selv med automatisk teksting, eller sett det bort.

Vårt råd er å regne ut hva en ny kunde er verdt før du setter annonsebudsjettet. Gir ett webinar én ny avtale, tåler det et helt annet budsjett enn om målet bare er å bli bedre kjent.

Når et webinar ikke er riktig valg

Webinar passer dårlig når kunden kjøper raskt og uten å trenge forklaring, eller når du ikke har kapasitet til å følge opp henvendelsene. Da er det tid og penger du heller bør bruke på noe annet.

• Lokale tjenester med akutt behov: En som trenger rørlegger i dag, melder seg ikke på et seminar. Bruk heller tiden på Google bedriftsprofilen og anmeldelser.
• Enkle forbrukerkjøp: Korte videoer og gode produktsider gir mer enn 45 minutter med lysbilder.
• Ingen til å følge opp: Hvis ingen ringer eller skriver til de mest aktive deltakerne innen et par dager, har du kastet bort mye av verdien.
• Ingen faglig kompetanse å vise fram: Et webinar som bare er reklame, blir avslørt etter fem minutter.
• Ett enkelt arrangement uten videre plan: Vi ville heller kjørt tre webinarer om samme tema med jevne mellomrom enn ett stort engangsarrangement.

Usikker på hvilke kanaler som passer for en bedrift på din størrelse? Start med oversikten over markedsføring for små bedrifter.

Hvordan får du mest ut av opptaket?

Gjør ett webinar om til mange stykker innhold: en artikkel, tre til fem korte videoklipp og en serie e-poster. Opptaket fortsetter å gi påmeldinger og henvendelser lenge etter at sendingen er over.

Bruk transkripsjonen som utgangspunkt for en artikkel. Bruk spørsmålene fra chatten som mellomtitler, og svar kort og direkte under hver av dem. Det er slik tekst som blir sitert i Googles AI-oversikter og andre AI-svar i søk, fordi de henter svarene fra tekst og ikke fra video. Følg prinsippene for seo optimalisering, og legg opptaket inn i artikkelen.

De beste klippene på 30 til 60 sekunder kan brukes som annonser for neste webinar, for eksempel som youtube annonser eller i sosiale medier. Vi mener dette er den mest undervurderte delen av hele prosessen. Mye av jobben er allerede gjort, og innholdet har vist at det fungerer foran et ekte publikum. Se også hvordan Box jobber med markedsføring.