Hvor mye tid kan du spare på automatisering?

Slik fungerer verktøyet

Manuelle oppgaver har en pris, men den står ikke i noe regnskap. Den ligger spredt utover uka i småporsjoner: en halvtime her, et kvarter der. Summen er som regel større enn folk tror, og det er den summen dette verktøyet regner ut.

Du legger inn oppgavene som gjøres for hånd, hvor mange timer hver av dem tar i uka, og hvor stor del som realistisk kan automatiseres. Sjelden alt — noen må fortsatt kontrollere og håndtere unntakene.

Du legger også inn hvor mange timer det tar å sette opp automatiseringen. Det er den investeringen som skal tjenes inn, og uten den er regnestykket bare halvferdig.

Året regnes som 46 arbeidsuker, ikke 52. Ferie og helligdager er ikke arbeidstid, og å bruke 52 uker gir et pent, men feil tall.

Slik tolker du resultatet

Det viktigste tallet er ikke totalen, men tilbakebetalingstiden per oppgave. En oppgave som frigjør 40 000 kroner i året og tar fire timer å automatisere, er et opplagt sted å begynne. En som frigjør 60 000 men tar hundre timer å sette opp, kan vente.

Legg merke til at listen sorteres etter hvor mye hver oppgave er verdt. Den rekkefølgen er sjelden den samme som rekkefølgen folk foreslår i et møte, fordi de mest irriterende oppgavene ikke alltid er de dyreste.

Og les tallet for hva som kan frigjøres med et forbehold: timene forsvinner ikke ut av lønnsbudsjettet. De flyttes til annet arbeid. Gevinsten er kapasitet, ikke kutt — med mindre du faktisk planlegger å kutte.

Metode og formel

Fire ledd per oppgave. Alt bygger på tall du legger inn selv.

Eksempel med tall

En bedrift bruker seks timer i uka på å legge inn ordre manuelt i regnskapssystemet. Timekosten er 650 kroner. Omtrent 80 prosent av jobben kan gjøres av en kobling mellom systemene, og oppsettet anslås til tolv timer.

Seks timer ganger 46 uker gir 276 timer i året, altså 179 400 kroner. 80 prosent av det er 221 timer og 143 520 kroner.

Oppsettet koster tolv timer, altså 7 800 kroner. Tilbakebetalingstiden blir under en måned.

Samme bedrift bruker tre timer i uka på å sette sammen rapporter. Det er 138 timer og 89 700 kroner i året, hvorav 90 prosent kan automatiseres. Med seksten timer oppsett er også den tjent inn på under to måneder.

Til sammen frigjør de to oppgavene over 300 timer i året. Det tilsvarer en femtedel av et årsverk — brukt på å flytte data mellom to systemer som kunne snakket sammen.

Vanlige feil

Automatiseringsprosjekter går sjelden galt av tekniske grunner.

• Å automatisere en prosess ingen har sett kritisk på. Halvparten av stegene er ofte unødvendige.
• Å regne med at hele oppgaven forsvinner. Unntakene må fortsatt håndteres av et menneske.
• Å glemme vedlikehold. Systemer endrer seg, og koblinger må følges opp.
• Å ikke måle tiden før. Uten et utgangspunkt blir gevinsten en påstand.
• Å starte med den mest kompliserte oppgaven fordi den er mest irriterende.
• Å ikke bestemme hvem som får beskjed når automatikken feiler. Stille feil er de dyreste.

Når bør du få hjelp

Om oppgaven krysser flere systemer som ikke er laget for å snakke sammen, er det verdt å få noen til å se på integrasjonen før dere bygger noe. Det finnes som regel en ferdig kobling, og det er billigere enn en egen løsning.

Om oppgaven handler om å tolke tekst — søknader, henvendelser, produktbeskrivelser — er en språkmodell aktuell, men den må settes opp med en mal og et kontrolledd. Uten kontroll flytter du bare feilene lenger ned i prosessen.

Og om du kjenner igjen mange oppgaver på listen, er det verdt å ta en gjennomgang samlet i stedet for å automatisere én og én. Ofte er det samme underliggende problem som skaper flere av dem.

Hva som lønner seg å automatisere først

Det finnes et mønster i hvilke oppgaver som gir mest igjen. De har tre ting felles: de gjentas ofte, de følger en fast regel, og de har lite rom for skjønn.

Å flytte data mellom to systemer er det klassiske eksempelet. Ordre til regnskap, skjema til CRM, timer til faktura. Regelen er alltid den samme, og feilene oppstår først og fremst fordi et menneske skriver av.

Varsling og oppfølging er det andre. Å huske å sende en påminnelse er en oppgave datamaskiner er vesentlig bedre på enn folk, og den koster ikke bare tid — den koster salg når den glipper.

Rapportering er det tredje. Å hente de samme tallene fra de samme stedene hver måned er den reneste formen for repetisjon som finnes, og det er nesten alltid mulig å la tallene hente seg selv.

Det som derimot sjelden lønner seg å automatisere, er oppgaver som krever vurdering i hvert enkelt tilfelle. Da ender du opp med å bygge et system med så mange unntak at det blir dyrere å vedlikeholde enn å gjøre jobben.